Documents obligatoires d'un restaurant : les 14 documents d'hygiène

La liste des 14 documents d'hygiène d'un restaurant

Le tableau ci-dessous reprend les quatorze documents de notre guide, dans le même ordre. La colonne « statut » distingue trois cas : obligatoire quand un texte impose l'obligation à laquelle le document répond, selon le cas quand l'obligation dépend de votre activité, conseillé quand aucun texte ne l'exige mais que la pièce est utile lors d'un contrôle.

Obligatoire ne veut pas toujours dire écrit sous une forme imposée. Le règlement (CE) n° 852/2004 demande des documents et des dossiers établis en fonction de la nature et de la taille de l'entreprise (article 5, paragraphe 2, point g), et les petites équipes bénéficient d'assouplissements détaillés plus bas. Ce qui ne se discute pas, c'est l'obligation elle-même : nettoyer, lutter contre les nuisibles, maîtriser le froid, pouvoir retrouver un fournisseur.

Les documents à réunir avant d'ouvrir

La déclaration d'activité vient en premier : l'article R. 233-4 du code rural et l'article 6 du règlement (CE) n° 852/2004 imposent de déclarer chaque établissement, et la démarche officielle précise que cela se fait avant le démarrage de l'activité. Notre page sur le cerfa 13984 détaille la démarche et le récépissé à garder.

La formation à l'hygiène suit. L'article D. 233-11 du code rural oblige les établissements de restauration traditionnelle, les cafétérias et autres libres-services et la restauration de type rapide à compter dans leur effectif au moins une personne pouvant justifier d'une formation en hygiène alimentaire adaptée à leur activité. L'article 2 de l'arrêté du 12 février 2024 en fixe la durée à quatorze heures. L'article L. 233-4 répute avoir satisfait à l'obligation les personnes justifiant d'une expérience professionnelle d'au moins trois ans dans une entreprise du secteur alimentaire comme gestionnaire ou exploitant.

Viennent ensuite le plan de maîtrise sanitaire et la liste des allergènes. L'article 5 du règlement (CE) n° 852/2004 impose des procédures permanentes fondées sur les principes HACCP ; le vade-mecum remise directe rappelle que l'utilisation d'un guide de bonnes pratiques validé peut remplacer le système documentaire. L'article R. 412-14 du code de la consommation impose, là où des repas sont servis sur place, de porter à la connaissance du consommateur, par écrit, de façon lisible et visible, l'information sur les allergènes ou les modalités pour y accéder librement. Notre tableau des 14 allergènes aide à la construire.

Les enregistrements du quotidien : froid, réception, nettoyage, nuisibles

Une fois le restaurant ouvert, le classeur vit par ses enregistrements. Le règlement (CE) n° 852/2004 demande des documents prouvant l'application effective des mesures, établis en fonction de la nature et de la taille de l'entreprise (article 5, paragraphe 2, point g), tenus à jour et conservés (paragraphe 4). Les plus courants en restaurant sont les relevés de température des enceintes froides, les contrôles à réception, les fiches de nettoyage, les passages de lutte contre les nuisibles, la vérification des thermomètres et, si vous avez une friteuse, les tests d'huile.

Pour les nuisibles, le règlement impose la lutte, pas un prestataire : son annexe II, chapitre IX, point 4, demande des méthodes adéquates. Le vade-mecum général d'inspection attend un plan de lutte composé de procédures internes et/ou d'un contrat avec une entreprise externe, comprenant la fréquence et la nature des contrôles, le plan de l'établissement avec la position des appâts et les rapports de visite. Pour les thermomètres, le vade-mecum remise directe précise que l'étalonnage n'est pas exigible en remise directe, mais que la vérification l'est.

Pour le nettoyage et les huiles, nos pages consacrées au plan de nettoyage et de désinfection et au test de l'huile de friture détaillent ce qui est attendu et proposent des modèles à télécharger. Pour les températures, voyez notre page sur les températures de conservation des aliments.

Traçabilité et produits rappelés : les deux obligations du règlement 178/2002

L'article 18, paragraphe 2, du règlement (CE) n° 178/2002 impose d'être en mesure d'identifier toute personne qui vous a fourni une denrée, et de disposer de systèmes et de procédures permettant de mettre cette information à la disposition des autorités, à leur demande. En restaurant, cela repose sur des papiers que vous recevez déjà : bons de livraison, factures, étiquettes. Il suffit de les garder et de pouvoir les retrouver.

L'article 19, paragraphe 1, organise la réaction : si un exploitant a des raisons de penser qu'une denrée ne répond pas aux prescriptions de sécurité, il engage immédiatement les procédures de retrait lorsqu'elle n'est plus sous son contrôle direct, et il en informe les autorités compétentes. D'où la consigne écrite en quelques lignes : qui surveille les alertes, où isoler le produit, qui prévenir. Dans les établissements éligibles à la flexibilité, le vade-mecum remise directe admet que les procédures soient orales.

Le vade-mecum général donne un critère pratique pour l'archivage : tout système est acceptable s'il permet d'engager des mesures de retrait ou de rappel dans un délai d'un jour ouvré en cas d'alerte. Un classeur par mois ou des photos rangées par date conviennent, à condition de retrouver vite la bonne livraison.

Combien de temps conserver les documents d'hygiène ?

Le règlement européen se contente d'une « période appropriée » (article 5, paragraphe 4, du règlement (CE) n° 852/2004). Le droit français est plus précis. L'article R. 202-21-2 du code rural impose au détenteur de denrées alimentaires d'origine animale d'enregistrer et de conserver les informations relatives aux autocontrôles et les résultats des analyses correspondantes, et de les tenir à la disposition de l'administration pendant trois ans après la date de l'autocontrôle ou du prélèvement.

Le vade-mecum général d'inspection applique cette durée aux autocontrôles et aux enregistrements liés au plan de maîtrise sanitaire : relevés de température, fiches de nettoyage, tests d'huile, vérifications des thermomètres. Pour les documents de traçabilité, il retient des durées propres, reprises dans le tableau ci-dessous.

Un dernier chiffre concerne la publication et non la conservation : le résultat d'un contrôle officiel reste publié sur Alim'confiance pendant un an à compter de la date du contrôle, selon l'article D. 231-3-10 du code rural.

La flexibilité : 5 personnes ou moins au contact des aliments

L'instruction technique DGAL/SDSSA/2024-528 du 24 septembre 2024 allège le plan de maîtrise sanitaire des petites structures. Pour la restauration commerciale, qui n'a pas de volume de production fixé dans son tableau 1, le critère est le nombre de personnes travaillant directement au contact des denrées (cuisine, laboratoires, atelier de transformation, vente) : cinq personnes physiques au plus. On compte les personnes, pas les équivalents temps plein, quel que soit leur statut.

Les effets sont précisés par le vade-mecum remise directe : les procédures peuvent être orales, et la surveillance des bonnes pratiques peut se limiter à l'enregistrement des non-conformités et des mesures correctives. Une procédure orale doit être transmise aux personnes concernées, et chacune doit pouvoir l'expliquer à l'inspecteur. Les étapes retenues comme points critiques, elles, gardent un système documentaire complet, et certaines mesures de flexibilité peuvent être suspendues à l'issue d'un contrôle si des manquements compromettent les objectifs de la réglementation.

Un point de vigilance : la notice du cerfa 13984 demande, pour la rubrique effectif, de ne compter que l'équipe de cuisine d'un restaurant, alors que l'instruction cite aussi la vente parmi les postes au contact des denrées. L'instruction précise que le nombre de personnes est apprécié le jour d'un contrôle officiel. En cas de doute sur votre situation, posez la question à votre DDPP.

Les documents qui dépendent de votre activité

Trois documents ne concernent pas tous les restaurants. Le premier est la preuve de la collecte des huiles de friture usagées : l'article R. 543-226 du code de l'environnement oblige les producteurs d'une quantité importante de déchets d'huiles alimentaires à les trier à la source en vue de leur valorisation, et l'article 2 de l'arrêté du 12 juillet 2011 fixe ce seuil à 60 litres par an depuis 2016. Notre page sur l'huile de friture détaille le calcul.

Le deuxième est l'agrément ou la dérogation, si vous fournissez des denrées d'origine animale à d'autres commerces : dérogation avec le cerfa 13982 dans les limites de l'article 12 de l'arrêté du 8 juin 2006, notamment un rayon de 80 km, agrément avec le cerfa 13983 au-delà.

Le troisième est le plan d'analyses. L'article 4 du règlement (CE) n° 2073/2005 prévoit que les exploitants procèdent, le cas échéant, à des essais fondés sur les critères microbiologiques, et qu'ils décident des fréquences d'échantillonnage, sauf quand l'annexe I en fixe. L'instruction DGAL/SDSSA/2024-528 attend un plan qui couvre toutes les catégories de produits et rappelle que des fréquences sont imposées pour certains produits, notamment les viandes hachées et les préparations de viande.

Ce qui est conseillé sans être imposé

Le dernier rapport d'inspection n'est exigé par aucun texte, mais il sert. Le vade-mecum général demande à l'inspecteur de s'assurer que les non-conformités du rapport précédent ne sont plus observées ou sont en cours de traitement : avoir ce rapport sous la main permet de montrer ce qui a été corrigé. Le même vade-mecum prévoit que l'inspecteur peut consulter les résultats des audits privés, et indique que l'exploitant est tenu de les mettre à disposition ; la démarche d'audit elle-même n'est pas obligatoire et elle est valorisée quand elle est bien menée.

Gardez aussi les fiches techniques de vos produits de nettoyage : même dans les établissements éligibles à la flexibilité, le vade-mecum général les cite parmi les pièces conservées a minima. Et si vous n'avez jamais été contrôlé, il n'y a simplement rien à garder pour l'instant.

Organiser son classeur

Notre guide reprend les quatorze documents, un par fiche : à quoi il sert, s'il est obligatoire, où l'obtenir et quoi faire s'il manque, avec le texte officiel en petites lignes. Le guide complet est remis aux clients de l'audit.

Le support est libre. Le vade-mecum général précise que les modalités de conservation dépendent de l'organisation de l'établissement, versions numériques ou papier. Ce qui compte, c'est de tout garder au restaurant, au même endroit, et que quelqu'un de l'équipe sache où se trouve chaque pièce. Un intercalaire par numéro de la liste, ou un dossier par numéro sur tablette, suffit. Notre dossier sur la préparation du classeur sanitaire détaille la méthode.

D'autres modèles sont disponibles pour les pièces les plus demandées : le plan de nettoyage et de désinfection, la fiche de suivi des huiles de friture, le tableau des allergènes par plat et l'affichage obligatoire.

Faire le point sur vos documents avec un audit

Un classeur complet sur le papier peut rester fragile s'il ne correspond pas à ce qui se passe en cuisine. Un audit sur place confronte les deux : l'auditeur parcourt les quatre-vingts points de la grille répartis en six chapitres, en toute discrétion pendant que le service continue, et demande les documents de cette liste au fil de la visite.

Vous recevez un rapport complet, avec une note, les constats point par point et un plan d'action classé par priorité. Pour chaque document manquant ou incomplet, il indique le correctif attendu et la preuve à constituer, écrits en français courant. Aucun document manquant n'empêche l'audit : c'est justement son rôle de dire ce qui manque.

La prestation s'arrête au rapport : vous appliquez la liste vous-même, à votre rythme et avec vos propres moyens. Audit hygiène est un label privé indépendant, ni certification officielle, ni agrément d'État, ni contrôle des services vétérinaires ou de la DDPP, et il ne garantit pas l'issue d'une inspection. Le cabinet intervient partout en Île-de-France, dans les huit départements, et le devis est établi avant intervention. Pour en parler, passez par la page contact.